一、 学校各单位工作人员因工作需要，经本单位负责人同意后，可查阅本单位归档的档案；查阅涉密和限制使用的档案，由申请查档 人填写《档案查、借阅审批单》，经申请查阅单位负责人和档案室负责人批准，方可查阅。
二、 档案一般不外借。确因本单位工作需要借出档案时，必须严格履行档案的借阅手续，利用者对所借阅档案文件、技术图纸、照片、实物等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不得携带公出、探亲访友、出入公共场所；归还档案时，要当面点清并予以注销。
三、 学校工作人员必需借出、摘抄、复制本单位归档的涉密及控制使用的档案时，需经本单位负责人、立卷单位负责人、档案室负责人批准，涉及重大问题或重要秘密的档案，需经主管领导批准；档案利用者对档案内容负责保密。
四、 外单位及个人利用学校开放档案或个人档案时，需持介绍信和本人身份证。对外单位及个人，学校档案一律不外借。
五、 任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的人事档案。
六、 档案利用者对所查借阅的档案要妥善保管；阅读案卷时严禁吸烟、拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注、私自摘抄、拍照等，保证档案的安全、完整、洁净；如发现上述情况发生，要追究其责任，并严肃处理。
七、 复制档案，一律由档案室负责办理；档案的摘抄、复制件需经档案工作人员核对，加盖公章，方能生效。
八、 借出的档案必须在规定期限内归还，归还中如发现有损坏、丢失等情况，依据《档案法》等有关规定报学校予以处理。
